Qué preguntarle a un proveedor de TPV antes de firmar nada

Cambiar de TPV da pereza y por eso se decide mal: se mira el precio de la cuota, se firma y a los tres meses aparece lo que no se preguntó. Estas son las preguntas que conviene hacer, y lo que significa cada respuesta.

Sobre lo que pagas

1. ¿Qué pasa si mañana pongo una tablet más? Si la respuesta lleva la palabra «licencia», pregunta cuánto. Hay sistemas donde crecer de dos a cinco dispositivos multiplica la cuota.

2. ¿Os lleváis algo de lo que cobro? Comisión por cobro con tarjeta, por pedido a domicilio o por reserva. Un 1 % de comisión sobre 15.000 € al mes son 150 € que no aparecen en ninguna factura de software.

3. ¿La cuota incluye actualizaciones? La normativa de facturación cambia. Si cada cambio legal es un módulo aparte, ese coste es tuyo y aún no lo sabes.

Sobre lo que pasa cuando algo falla

4. ¿Quién coge el teléfono un sábado a las once de la noche? No preguntes si hay soporte 24/7: pregunta quién contesta y en cuánto tiempo. Un formulario web con respuesta en 48 horas también se llama soporte.

5. ¿Puedo seguir cobrando si se cae internet? En hostelería esto no es una hipótesis. Si el sistema deja de cobrar sin conexión, ya sabes lo que va a pasar el día que el router se cuelgue en pleno servicio.

6. ¿Quién forma a mi equipo, y cuándo? Formar «al dueño» no sirve de nada: el que va a usarlo es el camarero que entra el viernes. Pregunta si la formación es con toda la plantilla y en su turno.

Sobre tus datos, que es lo que más se olvida

7. Si me voy, ¿qué me llevo? Ventas, productos, clientes y facturación. Exportados, en un formato que se pueda abrir. Si la respuesta es vaga, la respuesta es no.

8. Los clientes que capta la carta o la fidelización, ¿de quién son? Hay plataformas donde el cliente que pide en tu local pasa a ser de la plataforma. Es tu clientela; que quede claro por escrito.

9. ¿Quién es el responsable del tratamiento y quién el encargado? Si tratan datos de tus clientes, tiene que haber un contrato de encargado del tratamiento firmado. Si no saben de qué les hablas, mal empezamos.

Sobre el día a día

10. ¿La carta del TPV y la carta QR son la misma? Si son dos, algún día no dirán lo mismo, y el cliente verá un precio distinto al que le vas a cobrar.

11. ¿Puedo ver lo que vendo por hora y por camarero? Sin eso no puedes decidir turnos ni saber qué franja no compensa abrir.

12. Si necesito algo que no está, ¿se puede hacer? Aquí se separa quien desarrolla su propio software de quien revende el de otro. La segunda respuesta suele ser «lo pediré al fabricante».

Y una prueba práctica

Antes de firmar, pide que te monten tu propia carta en la demo, no una de ejemplo. Diez productos con sus extras y sus alérgenos. Se tarda un rato, y en ese rato ves dos cosas: cómo de fácil es de usar y cómo de en serio se toman a un cliente que todavía no lo es.