Hostelería · 6 min de lectura
Cambiar de TPV sin parar el servicio: cómo se hace bien
El miedo a cambiar de sistema es razonable: se cambia en pleno negocio abierto. Así se planifica para que el día del cambio sea un día normal.
Equipo de Carta Digital Fácil · 12 de agosto de 2026
La razón número uno para seguir con un TPV que no gusta es el miedo al día del cambio. Es un miedo razonable: no se puede cerrar el local una semana para hacer pruebas. Pero un cambio bien planificado se nota poco, y esto es lo que hay que tener atado.
Elige el día con cabeza
Nunca un viernes, nunca en agosto. El mejor día es el de menos servicio de la semana, y con el local abierto: hay que ver el sistema funcionando con clientes de verdad, no en vacío.
Lo que tiene que estar hecho antes de ese día
- La carta montada y revisada, con precios, extras y alérgenos. No se monta el mismo día.
- Las impresoras configuradas: qué sale en barra y qué sale en cocina.
- Los usuarios creados, con sus permisos: quién puede anular, quién puede hacer descuentos.
- El plano de mesas, igual que está el local de verdad.
- La formación hecha, con todo el equipo, no solo con el encargado.
Si algo de esto se deja para el día del cambio, el día del cambio será un desastre.
El día
Se monta por la mañana y se abre con el sistema nuevo, con alguien del proveedor delante durante el servicio. No por si falla el programa: por las cien preguntas pequeñas que salen cuando la gente lo usa de verdad («¿y esto cómo se invita?», «¿y si el cliente paga la mitad en efectivo?»).
El TPV viejo se queda encendido una semana. No para usarlo, sino para consultar. Cuesta cero y quita mucha ansiedad.
La semana siguiente
Los primeros días aparecen los ajustes de verdad: un producto que falta, una impresora que tiene que sacar también los postres, un botón que estaría mejor en otro sitio. Eso no es que el sistema esté mal montado: es cómo se termina de montar.
Lo que hay que llevarse del sistema antiguo
Antes de dar de baja nada, exporta y guarda:
- El histórico de ventas (aunque sea en Excel).
- La facturación emitida: por obligación fiscal hay que conservarla.
- La lista de productos con sus precios.
- Los datos de clientes, si tenías fidelización.
Pídelo antes de comunicar la baja. Después, la buena voluntad del proveedor que estás dejando suele bajar bastante.